La réussite d’un séminaire se joue essentiellement dans sa préparation. Je pense que les participants dudit séminaire, le jour J, ne soupçonnent pas l’ampleur de ce travail et les différentes hypothèses étudiées avant de s’accorder sur un ordre du jour pertinent !
Mes clients abordent la première réunion de préparation avec enthousiasme et en ayant déjà réfléchi, car c’est leur rôle et bien sûr ils n’en sont pas à leur premier séminaire.
Pleins de bonnes intentions, ils sont parfois prêts à s’engager sur des voies à haut risque. Je les décris ici.
Bien sûr il s’agit de caricatures, toute ressemblance avec la réalité est purement fortuite :
- Le participatif inutile : “bon, un séminaire il faut que ce soit participatif sinon on s’ennuie. Sur quoi on pourrait bien les faire bosser ?”. Et que va-t-il se passer lorsqu’ils se rendront compte que ce qu’ils ont fait n’a servi à rien ? Dans quel état d’esprit seront-ils la prochaine fois que vous les solliciterez sur un mode participatif ? Si vous avez besoin de les occuper, c’est que le séminaire est trop long ! Raccourcissez !
- Le faux participatif : “alors, pour ce sujet, voyez, j’aimerais bien qu’ils arrivent à la conclusion par eux-mêmes, sinon ils ne vont pas adhérer”. Hum … Que faites-vous s’ils n’arrivent pas à cette conclusion là ? Vous voilà bien ! Assumez vos décisions, faites les participer sur “comment les mettre en oeuvre” !
- L’exercice obligé : “l’objectif du séminaire ? heu … c’est à dire qu’on fait ça chaque année … on est habitués, alors il faudrait que cette année ça change un peu de d’habitude”. Etes-vous sûr que ce séminaire est la meilleure façon d’allouer votre temps et celui de vos collaborateurs ? Sans vrai objectif, pas de séminaire !
- Le grand soir : “Rien ne va plus, je veux que ce séminaire soit un électrochoc et que l’on change radicalement !”. Un électrochoc pourquoi pas, mais si ce changement est indispensable qu’est ce qui explique qu’il n’aie pas encore eu lieu ? Quelles sont les compétences que vous avez pour ne pas changer ? Visez une prise de conscience collective, mais le changement se jouera ailleurs et ne se fera pas tout seul !
- Le contraire de ce qu’on dit : “Il faut vraiment consolider l’esprit de groupe et renforcer la coopération. J’ai pensé qu’un truc décalé, genre paintball ou karting, ça permettrait de mieux se connaître”. Que vont-ils retenir de cet exercice de “cohésion” ? Que la clé du succès est dans la coopération avec son collègue ? Le “comment ?” est aussi important que le “quoi ?” et le “pour quoi ?” : choisissez des modalités d’animation qui illustrent ce que vous attendez d’eux.
- A la légère : “Bon, pour l’introduction j’ai tout ce qu’il faut, je vais présenter le powerpoint utilisé en COMEX il y un mois. Pour la séquence sur les objectifs je verrais en fonction de la température de la salle”. Quels risques prenez-vous ? Avez-vous bien mesuré le besoin des participants ? Préparez, préparez, préparez … en fonction des besoins de ce groupe, ici et maintenant
- La surcharge pondérale : “Il y a beaucoup de sujets, il faut qu’on les traite tous ! Pour le déjeuner on fera un plateau repas, voire des sandwichs. On démarre à 8h et on a en théorie jusqu’à 19h, mais si on déborde c’est pas grave”. Dans quel état seront-ils après ce marathon ? De quel niveau de présence avez vous besoin pour traiter les sujets prévus ? Ces sujets peuvent-ils être bâclés ? Mieux vaut supprimer un sujet plutôt que mal le traiter. Faites des choix.
- Pas le bon groupe : “Je voudrais faire des ateliers sur ce thème ; bon, ils ne maîtrisent pas trop mais justement peut être qu’ils auront de bonnes idées ?”. Ont-ils le minimum requis pour faire ce qu’on leur demande ? Comment vont-ils vivre le fait d’être impliqués sur ce sujet ? Faites contribuer le groupe sur des sujets à sa portée. Sinon faites ce que vous avez prévu, mais avec un autre groupe !