Les séminaires en grand nombre (plus de 500 personnes) sont souvent synonymes de passivité et d’ennui, alors même qu’ils représentent un investissement financier et humain important, et qu’ils sont organisés pour véhiculer des enjeux importants.
On s’imagine qu’il est compliqué de créer des interactions en aussi grand nombre. Du coup on investit massivement dans ce qui se passe sur scène (films, shows, TedX, …) en espérant gagner l’attention du public.
Pourtant les participants ne souhaitent dans le fond qu’une chose … participer !
Voici 10 conseils pour vivifier vos grands séminaires afin de mieux rassembler vos participants autour de vos enjeux !
Préambule : les photos illustratives sont issues du séminaire Engie 800, qui a réunit à Bruxelles 800 cadres dirigeants du groupe Engie en décembre 2016. J’ai eu le plaisir et l’honneur de contribuer à la conception et à l’animation de ce séminaire.
1/ Choisissez du mobilier ultra-light : il permet de reconfigurer l’espace en fonction des besoins, en demandant simplement aux participants de se déplacer avec leur siège. C’est une façon très simple de rendre les participants acteurs de ce qui se passe.
2/ Profitez à plein de la souplesse que ce mobilier vous offre et multipliez les configurations ! Les possibilités sont infinies : en sous-groupes, deux à deux, debout pour avoir des échanges “speed dating”, tous assis autour de la scène centrale, tous debouts pour aller visiter un espace de type “village”. Cette variété entretiendra l’énergie et la curiosité.
3/ Dès le début du séminaire créez des camps de base. Il s’agit de toutes petites cellules (3 ou 4 personnes), de composition fixe, dans lesquelles les participants se retrouveront à certains moments pour échanger, partager des réactions, voire apporter des contributions. Le camp de base offre un espace privilégié, un point de repère, avec du temps de parole, pour digérer tout ce qui se passe et profiter du point de vue d’autres participants.
4/ Lorsqu’il s’agit de faire dialoguer, constituez des cercles sans tables. Le cercle est en effet la configuration la plus efficace pour avoir de bonnes conversations. Dans cette configuration, chacun est naturellement impliqué et la parole circule.
5/ Pour les messages essentiels, sur scène, privilégiez la parole courte. Le fait d’avoir une personne qui parle les yeux dans les yeux avec l’auditoire permet d’incarner ces choses essentielles. Supprimez les slides, aidez vos intervenants à maîtriser leur message, entrainez les pour qu’ils racontent une histoire qui gardera l’attention des participants.
6/ Dans les séquences participatives, donnez un rôle à l’encadrement car cela renforce symboliquement son image de “ressource”. Il peut s’agir de guider les participants dans un espace à visiter, de collecter des idées suite à une séquence en camps de base, de faciliter le passage à une nouvelle configuration de l’espace physique, …
7/ Donnez des espaces de liberté aux participants. Liberté de visiter les stands de son choix, liberté de choisir le sujet sur lequel on va travailler, liberté de prendre la parole dans une séquence “pop corn” en plénière pour partager une impression ou un point de vue.
8/ Osez animer des temps de réflexion individuelle guidée. Demandez à chacun de prendre de quoi noter, posez une question, laissez les écrire, puis une autres question, et ainsi de suite. Ce “temps calme avec soi même”, au milieu d’une foule d’informations et d’interactions, est une oasis de respiration et d’intégration des informations.
9/ Faites utiliser des technologies faciles d’accès. Les technologies d’aujourd’hui offrent des potentialités incroyables, c’est l’occasion de les expérimenter. Par exemple demandez à chaque participant de filmer le message qu’ils diffusera à son équipe en rentrant du séminaire.
10/ Utilisez des techniques d’animation spécial grand nombre : elles sont robustes, éprouvées, et produisent d’excellents résultats sous réserve de bien les choisir en fonction de vos objectifs. Les 5 techniques que j’utilise le plus sont les suivantes :
- Le world café permet de guider un grand nombre de personnes dans une réflexion collective sur un sujet important, en discutant “comme au café” et en changeant régulièrement de table.
- L’innovathon structure un processus de créativité en grand groupe sur des thèmes définis. La dynamique repose sur la progressivité, le caractère visuel, et la réalisation d’un prototype qui “donne à voir” des solutions proposées.
- Le forum ouvert créé, en grand groupe, un cadre de travail qui permet à celui qui le souhaite d’aborder un thème qui lui semble important, avec ceux qui ont envie de l’explorer avec lui.
- Le cooperathon permet à des équipes de travailler sur leurs relations, en explorant leurs attentes réciproques dans des modalités visuelles et dynamisantes
- Les ateliers dynamiques évitent le syndrome des restitutions laborieuses en séance plénière. Ici, chacun est acteur de A à Z, en restituant le thème sur lequel il a travaillé
Conclusion
On le voit, il y a de multiples possibilités pour vivifier un séminaire en grand nombre. L’utilisation de ces techniques doit toujours être au service d’un objectif clair, dans une progression logique et compréhensible, cohérente avec les enjeux et la culture de l’entreprise.
Ceci demande un véritable travail de design de séminaire, impliquant directement le dirigeant. Sans ce travail, on court le risque de “gadgetisation” de ces techniques, qui deviendront contre-productives.
Si le design de séminaires vous intéresse, vous trouverez de nombreuses ressources ici : www.designdeseminaires.com