2020 : l’année de « Animer à distance »

A l’heure d’un premier bilan professionnel de l’année, le mot-clé est : animer à distance. Il est temps de raconter cette incroyable aventure qui a commencé pour nous le vendredi 13 mars. Ces six mois de folie qui ont changé la donne.

Nous, c’est bien sûr Stéphanie Baumann, Estelle Sbinne, Elisabeth Denecheau, Benjamin Gratton et moi-même, l’équipe « coeur » de « Animer à distance ».

Nous, c’est aussi les 10 associés de La Boetie Partners, courageux utilisateurs de la première heure auprès de nos clients des techniques d’animation à distance que nous avons développées .

Nous, c’est encore les 27 co-auteurs du livre « animer à distance », collectif improbable de consultants, coachs, facilitateurs, qui ont joué à fond la carte de la co-construction.

Nous, c’est enfin les quelques 1500 personnes qui ont contribué lors de nos ateliers expérimentaux, modules de formation, retours d’expérience, …

Voici l’histoire de ces 6 mois telle que je l’ai vécue. Merci à mes associés pour leur contribution à ce « story telling ».

Mars

Le vendredi 13 mars 2020, nous sommes en pleine crise du coronavirus. Depuis 2 semaines la menace d’un confinement imminent se précise. Benjamin, Stéphanie et Thibault se sont déjà parlés sur le thème “il va y avoir quelque chose à faire sur le distanciel”, sans trop savoir encore quoi. La Boetie Partners est bien placé pour faire quelque chose : “game changing conversations” est notre slogan. Il nous faudrait créer des espaces pour “changer la donne” et faire de la crise qui se profile une opportunité de croissance. Mais comment nous y prendre ?

Thibault raconte :

à 5h30 le 13 mars je me réveille avec une idée fixe, claire et nette : il faut proposer aux consultants, coachs et facilitateurs des temps pour les aider à apprendre à animer à distance. Nous devons saisir ce momentum comme une opportunité d’apprentissage collectif. Je vois clairement comment lancer le truc : un site, 3 modules expérientiels, et une posture humble car personne ne peut prétendre savoir détenir un savoir-faire sur le sujet. J’en parle à Stéphanie et nous décidons de faire le premier pas maintenant, aujourd’hui, tout de suite, en organisant dès ce soir une session “pied à l’étrier” gratuite”. 

A 9h04, nous lançons cette proposition sur les réseaux :

« Bonjour à tous,
En plein coronavirus, plusieurs d’entre vous sont face à cette question : « comment animer mon séminaire ou ma formation à distance ? ».
Chez La Boétie Partners, nous aimons partager, nous avons donc décidé ce matin d’organiser ce soir à 18h un webinaire gratuit sur ce sujet, pour vous mettre le pied à l’étrier et vous donner des conseils pratiques basés sur notre expérience. L’inscription est ici  : https://www.weezevent.com/animer-une-formation-ou-un-seminaire-a-distance-avec-zoom
Comme c’est un peu improvisé, nous ferons de notre mieux, ce ne sera pas complètement structuré et tout et tout, mais c’est déjà ça !« 

La journée du vendredi est concentrée pour préparer cette session, et structurer les choses pour les 2 prochaines semaines. Il y a beaucoup à faire : acheter le nom de domaine “seminaireadistance.com” (nous changerons de nom un mois plus tard), créer le site web sur wordpress, programmer les premières sessions sur weezevent. Elles s’appellent déjà “pied à l’étrier”, “au trot”, “au galop”. Notre proposition de valeur est simple : apprendre à animer des séminaires à distance, avec des modules expérientiels et progressifs.

A 18h, la salle est comble le premier “pied à l’étrier” d’une longue série : il y a 200 inscrits, le nombre maximum de places que nous avions défini.

Nous ne sommes pas tout à fait prêts. Ce n’est pas très grave, on va faire de notre mieux.

Stéphanie et Thibault animent : ils ressemblent un peu aux “vamps”, installés côte à côte dans notre salle de réunion (pour la dernière fois avant longtemps, car nos locaux seront bien sûr inoccupés pendant le confinement). 

Stéphanie raconte :

« Près de 200 personnes sont inscrites alors qu’on s’attendait à rien. Nous ne sommes pas prêts, nous n’avons même pas le forfait zoom permettant d’accueillir autant de monde. Mais nous avons une énergie incroyable, nous sentons que nous sommes en train de créer quelque chose. Pendant la séquence, assis côte à côte, nous faisons sans doute toutes les erreurs que l’on sait éviter aujourd’hui. On nous voit mal, nous sommes en contre-jour, nos rôles respectifs ne sont pas bien calés, et nos supports produits vite-fait dans la journée sont de piètre qualité. Mais les questions fusent. Je m’attèle à projeter les supports au bon moment et je fais tout mon possible pour répondre à toutes les interrogations, des plus triviales aux plus sophistiquées. Nous faisons du mieux possible dans des conditions plutôt mauvaises. C’est le moment fondateur de AAD. Les participants en ressortent très reconnaissants, pleins de gratitude, et nous encouragent à continuer. Nous en ressortons lessivés et heureux.”

Nous avons fait de notre mieux, à la bonne franquette, en diffusant ce que nous savions, et rien de plus : se repérer dans zoom, allumer et éteindre son micro, partager son écran, lever la main (digitalement), “chatter” dans converser. Pour beaucoup des participants, ces gestes de base sont nouveaux. Nous aurons toujours beaucoup de plaisir à accompagner ces premiers pas.

Ce “pied à l’étrier” nous a lancé : nous avions programmées les sessions des deux semaines suivantes, elles se remplissent très vite. Après le “pied à l’étrier”, nous animons “au trot” et “au galop”. Ces noms expriment bien notre état d’esprit… “Au pas” n’existe pas : on met le pied à l’étrier et on passe directement au trot ou au galop ! il n’est pas question de se reposer !

“Au trot” est le module coeur de l’apprentissage : limité à 30 personnes, il permet d’apprendre à séparer les participants en sous-groupes, et à utiliser un outil visuel tel que Klaxoon ou Google Slides en complément de l’outil de visio. Pour les consultants, coachs, facilitateurs, formateurs qui suivent nos sessions, c’est un moment à la fois stimulant et parfois compliqué : tout le monde n’est pas à l’aise avec la techno, et là il n’y a pas le choix, il faut accepter de s’y coller pour de bon !

“Au galop” est un world café à distance : nous avons en effet décidé de “cracker” rapidement le fonctionnement des ateliers d’intelligence collective “phare” les plus connus (après ce  World Café viendra très vite un Forum Ouvert). Le thème de ce premier world café est d’actualité : “Quel avenir pour l’animation de processus d’IC à distance?”. Antonio est déjà là pour croquer ce que les cinquante participants ont dit et partagé pendant ces deux heures.

Benjamin raconte la conception de ce world café:

“Je suis au pied du mur et je dois me mettre au galop avec Stéphanie et Thibault pour imaginer le processus à distance. Zoom est une bénédiction car il y a la possibilité de répartir en plusieurs salles mais il faut s’approprier l’outil, c’est drôle et intéressant de se rappeler aujourd’hui le temps passé dans les paramètres de Zoom, l’organisation des tests et essais pour s’assurer que nous maîtrisons. Nous hésitons sur l’outil collaboratif qui servira de “nappe” pour les cafés : google doc, google slide, klaxoon, …”.

Avril

A ce stade nous sommes trois, hyper stimulés et à fond ! Nos 7 autres associés nous regardent mi fascinés mi perplexes, et nous soutiennent d’entrée de jeu, inconditionnellement. Il est très vite évident que nous avons besoin de quelqu’un pour prendre en charge le back-office et la relation avec les participants en amont et en aval des sessions.

Elisabeth rejoint l’aventure :

“Le back office prend de plus en plus de place pour répondre aux nombreuses demandes et assurer ce service qualité auquel nous sommes attachés. Je m’y lance avec envie même si je ne sais pas complètement ce que je vais faire. Je suis heureuse de participer à l’aventure et nous surfons sur la vague, plein d’enthousiasme !”

Dès les premières semaines, nous mettons en place une newsletter hebdomadaire avec tous nos apprentissages de la semaine et un “REX hebdomadaire” chaque vendredi à midi, ouvert à tous ceux qui ont suivi l’un de nos modules. Animé par Stéphanie, ce moment est important : il permet de partager trucs et astuces, difficultés rencontrées, et joies dans le fait d’avoir réussi. 

Stéphanie raconte :

“Ces rdv hebdomadaires sont un lieu d’accueil et de développement de notre communauté toute récente. Chaque semaine, chacun apporte ses questions, ses erreurs et ses apprentissages. Pour nous, c’est une mine d’or et chaque semaine, ce rex nous aide à être encore mieux équipés.»

Nous ne soupçonnons pas encore l’importance de ce rituel hebdomadaire : c’est ici que naît la communauté AAD, celles et ceux que nous verrons milles et unes fois dans les prochains mois. Ils seront avec nous pour tester, avec nous pour réfléchir, avec nous pour se décourager et toujours avec nous pour reprendre du poil de la bête. Et enfin avec nous pour écrire ce livre, nous y reviendrons.

Mars et avril sont passé à une vitesse incroyable : les modules ne désemplissent pas, nous faisons des sessions “intra” pour des cabinets de conseil et des clients, nous n’arrêtons pas. 100, 200 puis 500 personnes formées en un mois. Les retours des participants sont toujours les mêmes : ils apprécient la générosité et la simplicité de nos modules et de notre posture. Autant que le contenu délivré, ils sont touchés par la façon de faire, mélange de professionnalisme (nous aimons faire du bon boulot) et d’humilité (nous ne prétendons pas savoir, nous aimons chercher).

Dans ce rythme effréné, nous devons nous forcer à nous arrêter un peu : nous avons besoin de temps de respiration, de reconnexion les uns aux autres car le rythme est soutenu : ce sont nos réunions de cercle. 

Elisabeth raconte :

“J’adore ces temps où nous nous retrouvons, ils nourrissent le lien entre nous, le groupe, ils sont vitaux pour moi ! Dans le process, le déroulement est toujours pareil avec démarrage par un baromètre, outil que j’aime particulièrement et dont je mesure de plus en plus la portée car il est à la fois simple et puissant. Ce baro nous donne notre ordre du jour. 

Nous expérimentons chaque semaine ce temps privilégié où nous partageons notre vécu individuel et collectif dans cette folle aventure. C’est un temps de régulation, de création, d’effervescence, de calage entre nous. Il est central dans la réussite de cette aventure”. 

Stéphanie raconte cette période foisonnante :

Dans cette phase exaltante, nous sommes très concentrés, nous avançons, nous créons sans cesse et chaque jour une idée nouvelle nous vient. Je crois que le moment le plus émouvant pour moi, c’est le jour où je découvre l’impact de ce que nous faisons et l’aide que l’on apporte aux gens. Je n’avais aucune conscience de cela. Trois personnes de mon groupe de supervision, lors d’une session à distance, parlent de leur expérience dans nos modules. L’une d’entre elles s’exprime avec les larmes aux yeux :  “vous ne vous rendez pas compte ce que vous avez fait, je pensais que je n’avais plus de travail, que je ne pourrais plus faire ce que j’aimais. Je cherchais autre chose avec une grande tristesse et après le “pied à l’étrier” le champs des possible s’est ouvert, je vous dois beaucoup”. Au passage, une autre croyance sur l’animation à distance tombe pour moi : l’émotion, ça se transmet aussi à distance ! 

L’aventure est dense et riche. Parfois on se demande si l’énergie que nous y mettons ne cache pas la peur du vide que la crise crée. Mais nous apprenons à chaque session et nous ne sommes pas seuls. La communauté prend de plus en plus forme grâce au REX du vendredi, au “bac a sable” sur Linkedin (groupe ouvert à tous) et au Whatsapp “communauté testeurs” que nous ouvrons avec les “déjà” fidèles pour tester nos nouveaux formats. 

Mai

Le contenu s’accumule, l’expérience s’accumule, l’énergie s’accumule. Il y a tellement de choses à dire, tellement à partager ! 

Cela ressemble à une opportunité à saisir, à nouveau. L’idée vient de Benjamin. Il raconte la naissance du livre :

Est-ce que je vis AAD ? en tout cas j’y pense la nuit car un samedi vers 5 heures du matin je me réveille en me disant : Comment ne pas perdre tous les acquis que nous avons déjà ensemble? Comment encore plus polliniser nos savoirs? Nous devons plus ancrer et encore plus partager ce que nous apprenons chaque jour. Si on additionne les apprentissages et les expériences de tous, il y a déjà de quoi écrire des dizaines d’expériences utiles, presque un livre. J’écris un SMS en me levant, Thibault y répond enthousiaste 5’ après, Stéphanie et Elisabeth confirment…” 

C’est parti ! quelques jours plus tard Camille Meyer, son expérience et son envie d’écrire un livre en cassant les codes de l’édition nous rejoint dans l’aventure. La semaine suivante nous sommes près d’une trentaine de paires de mains, prêts à se lancer dans l’écriture collaborative de “Animer à distance”. Nous sommes à la fois fiers et tremblants… 

Il va falloir libérer du temps à Benjamin pour se consacrer au livre. Coup de chance, nous sommes maintenant 5 avec Estelle qui nous rejoint. Elle raconte :

Quand Benjamin lance l’idée du livre, ma première réaction est : ils sont complètement fous, où vont-il s’arrêter ? Tout au début j’observais ça de loin, j’ai eu besoin d’un peu de temps pour digérer la situation exceptionnelle dans laquelle nous étions plongés, puis j’ai proposé mon aide pour animer les sessions qui se faisaient de plus en plus nombreuses. Et là c’est la révélation ! Je me suis rendue compte à quel point c’était utile, à quel point j’avais le sentiment de faire ma part et d’aider les participants à aborder tous ces outils de façon plus sereine. Donc non, ils ne sont pas fous, c’est génial et on fonce ! Je m’empresse d’intégrer complètement l’équipe en faisant ce que j’aime, de la transmission de savoir en animant des modules et de l’organisation en back office avec Elisabeth”.

Nous sommes début mai.  Après les premières semaines de pure gestion de crise, nos clients souhaitent maintenant reprendre les projets, ce qui implique de concevoir et animer à distance des réunions, ateliers, séminaires … Nous voici donc de retour à notre métier de base : les conversations qui changent la donne. Réflexion stratégique, gouvernance de projets complexes, diagnostics partagés, vision et visioning, tout y passe !

Nous réalisons l’importance d’avoir autant appris pendant ces dernières semaines : les 10 associés de La Boetie Partners sont fin prêts pour répondre à ces sollicitations. 

Thibault raconte une intervention :

Nous accompagnons ce client depuis janvier sur un travail de co-construction du plan stratégique à 3 ans. Nous avions quasiment terminé lorsque le confinement a tout stoppé net. Courant mai, nous reprenons le fil là où il s’était interrompu, et finissons le travail : des ateliers avec le Comité de Direction, puis une demi-journée avec les 50 managers. Nous rencontrons bien sûr des inévitables petits bugs techniques que nous contournons avec zénitude. Les objectifs sont atteints et le client est ravi”.

Nous sommes surpris par l’accueil très positif des participants, la satisfaction qu’ils ont à réussir, et par l’efficacité de l’animation à distance. Après plusieurs missions réussies pour nos clients, nous considérons qu’il est temps d’adapter et d’enrichir l’offre de AAD avec des retours d’expériences de ces missions.

Nous lançons la V2 du site “animer à distance”, avec 3 catégories de modules : apprendre (les outils et leurs usages), expérimenter (vivre une pratique d’animation à distance), bénéficier (de nos retours d’expérience). 

Juin

Avec le déconfinement, la vie reprend petit à petit, et nous retrouvons la place qui est la nôtre auprès de nos clients. La Boetie Partners se définit comme un “collectif de talents qui construit des pratiques communes pour développer des conversations qui changent la donne”. Nous avons eu l’opportunité inattendue de construire une nouvelle pratique : l’animation à distance. Elle vient s’ajouter à nos pratiques existantes : “Vision Visioning Visionnaire”, “Diagnostic partagé”, « Design de Séminaires ». 

Il a fallu surfer sur une vague que notre environnement nous a offerte, en choisissant d’agir vite, et de partager le plus ouvertement possible avec tous ceux que le sujet intéresse. Ce fût dense, joyeux, éprouvant et émouvant. Nous garderons de ces quelques semaines le souvenir d’un moment exceptionnel de partage entre nous et avec nos confrères, extrêmement fructueux. Ensemble, nous avons exploré un territoire nouveau. Nous n’avons cessé d’expérimenter, chercher, capitaliser, transmettre, déconstruire et reconstruire, essayer, échouer, contourner.

Nous sommes plein de gratitude pour tous ceux qui ont cheminé avec nous. Le livre « Animer à distance » a été écrit à 54 mains : il rassemble tout le savoir-faire produit au cours de ces 3 mois par une communauté de 27 praticiens de l’accompagnement (consultants, coachs, formateurs, superviseurs) qui ont travaillé ensemble, stimulés et aidés par leurs pairs.  

27 praticiens à qui nous sommes heureux de rendre hommage pour la qualité de leur investissement et leur enthousiasme ! Merci du fond du coeur à Alexia, Antonio, Barbara, Claire, Emma, Emmanuel, Florie, François, Frederic, Jean-Gabriel, Héloise, Janick, Jean-Bernard, Marie, Pantchika, Philippe, Ronan, Stéphanie, Véronique, Virginie, Sabine.

Nous continuons chaque jour à nous en rendre compte : ce savoir-faire précieux reste à diffuser. En effet, lorsque nous discutons avec nos clients pour les aider à “distancialiser” leurs projets, nous mesurons que leurs pratiques d’animation à distance sont encore loin d’utiliser le potentiel que nous connaissons.

Juillet

Nous sommes mi juillet et la France a fini de déconfiner. Notre livre vient de partir chez l’éditeur. Nous voyons arriver les vacances, les vraies, avec soulagement, sur fond d’inquiétude. La crainte d’une seconde vague pour l’automne plane, les perspectives économiques sont alarmantes. A court terme, les organisations sont déboussolées et s’interrogent sur l’organisation du travail de demain, sans avoir de repères sur lesquels s’appuyer. A quoi va ressembler la rentrée ? Comment allons-nous travailler et nous organiser, dans les six prochains mois, et les suivants?

La question du « mix présentiel / distanciel » est sur la table. Bien malin est celui qui prétendrait avoir les réponses. Le bilan du fonctionnement 100% à distance dans le cadre du confinement – expérience unique que nous espérons ne jamais revivre – reste à faire. Cela ne sera vraiment possible qu’à un moment où notre aurons, justement, plus de distance par rapport aux évènements.

En attendant, l’expérience de co-écriture que nous avons vécue, à 27, a bousculé bien des certitudes et créé bien des surprises pour nous (consultants, coachs, formateurs, superviseurs) qui sommes très attachés à la qualité de la relation. 

Qu’avons nous appris ?

Il se dit souvent : « oui oui, le distanciel ça marche très bien pour une équipe constituée de gens qui se connaissent bien, mais pour intégrer des nouveaux, c’est une autre histoire ! ». Pourtant … La plupart d’entre nous ne s’étaient jamais vus, se sont rencontrés et ont travaillé ensemble exclusivement « on-line », dans les modules AAD puis dans l’exercice de co-écriture. Le verdict est unanime : « on peut faire de très belles rencontres, vite, et avec peu d‘échanges » « la sensation de découvrir une nouvelle tribu avec qui je partage des valeurs ». Lorsque nous avons enfin pu nous voir, début juillet à l’occasion d’une soirée festive, c’était comme si nous nous connaissions depuis toujours. 

Former un collectif à distance, c’est donc possible. 

On entend aussi : « Le distanciel, c’est parfait pour faire avancer des sujets techniques, mais pour créer de l’engagement, de l’envie et de la confiance c’est une autre histoire, il faut se voir ! »

Là aussi nous avons été surpris. Nous sommes nombreux à avoir le sentiment de nous être dépassés au-delà de ce que nous pensions possible, engagés de façon pleine et entière dans l’apprentissage de ces nouvelles pratiques puis dans notre projet commun d’écriture : « je suis touché par l’implication incroyable de personnes qui ne se connaissaient pas », « j’ai gagné une vraie confiance dans ce collectif », « je pensais que je ne franchirais pas la barre du digital, que ce n’était pas pour moi. Aujourd’hui c’est l’inverse : je me sens stimulé pour adapter ma pratique à cette nouvelle donne ».

Amener un groupe à se dépasser à distance, c’est donc aussi possible.

On entend encore : « pour la relation interpersonnelle, le distanciel sera toujours moins bien que du présentiel. Nous avons besoin de nous voir pour entretenir des relations de qualité et réguler les difficultés ». Comment ne pas être d’accord ? Rien ne peut remplacer le contact. Et pourtant … nous avons l’impression d’avoir vécu au sein de notre groupe une très grande fluidité dans les rapports, une grande qualité relationnelle : « j’ai été marqué par la connexion qui s’est créée entre les co-auteurs », « j’ai été touchée par la fluidité des relations au sein du collectif ! Ecoute, diversité, tolérance, responsabilité », « ce qui m’a fait du bien c’est la confiance, le support des autres »,.

Développer des relations de qualité à distance, c’est également possible.

Aout

Notre aventure collective nous a amenée à changer notre regard sur le distanciel. Nous abordons la période qui s’ouvre, comme la précédente, avec humilité. Il y a beaucoup de questions et peu de réponses. Loin de nous l’idée de devenir les défenseurs du « tout distanciel ». A partir de notre vécu, voici ce que nous pouvons apporter à la réflexion d’actualité sur l’organisation du travail, sur le « mix distanciel / présentiel » : nous n’avons pas rencontré de limites claires aux possibilités du distanciel.

Il nous semble qu’aucun savoir solide ne saurait être revendiqué aujourd’hui pour affirmer des principes sur l’organisation du travail de demain. A ce stade, nous croyons dans la nécessité d’expérimenter autant que possible, sans aucun dogmatisme, en accompagnant cela d’un retour d’expérience rigoureux basé sur l’analyse du réel. Nous n’en sommes, donc, qu’au début.

Notre réel à nous, c’est d’avoir co-construit ce livre à distance, en moins de trois mois, sur des pratiques robustes et éprouvées qu’aucun d’entre nous ne détenait il y a tout juste 4 mois. Nous sommes fiers, heureux, et épuisés par ce que nous considérons comme un exploit. 

Aucun de nous n’aurait pu faire seul ce que nous avons fait ensemble et chacun de nous a fait plus que ce qu’il pensait être capable de faire. La force du collectif… même à distance. Y a-t-il des ingrédients particuliers à retenir de cet « exploit » ? Une poudre de perlimpinpin dont nous pourrions vous transmettre le secret de fabrication ?

En écoutant le vécu de notre groupe, nous voyons émerger 3 facteurs : un objectif partagé, une basse pression, un cadre vivant.

“Objectif partagé” car nous avons posé ensemble le projet “d’écrire maintenant un livre collectif sur les pratiques de l’animation à distance parce que nous avons, ensemble, engrangé, testé et ancré des savoirs importants”. C’était clair et cela donnait du sens à notre aventure collective. C’était à la fois ambitieux et réalisable. Nous avions peu d’expérience dans l’écriture, nous avions peu de temps, mais nous avions le fond.

« Basse pression » car, dans AAD, nous avons toujours accueilli chacun avec son niveau et ses difficultés. Les férus de techno ont dû faire avec les « quiches » de la technique, que nous prenions toujours le temps d’accompagner tranquillement, sans se stresser. Le stress de certains de « ne pas être au niveau » avait vite fait de se dissoudre, laissant la place à la sérénité et à un appétit d’essayer et d’apprendre. Pour ce livre, nous avons fonctionné sur le même registre, faire avec son envie de faire : pas d’obligation de résultats, juste une obligation de moyen, d’essayer, qu’on se donnait chacun, personnellement. 

« Cadre vivant » car l’intention du projet, et les modalités de contribution de chacun, ont été partagés de façon nette avant de rentrer dans la production, et à chaque fois que cela était nécessaire. Ce cadre a permis de réguler les incompréhensions et les tensions. Ce cadre c’est aussi adapté au réel, à ce que nous pouvions produire, toujours de manière éclairé. Il était expliqué, partagé et sans doute suffisamment léger pour permettre à chacun d’entre nous d’avoir son autonomie et ses responsabilités, vis à vis de l’objectif et du collectif.

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