Des modalités décalées pour un travail de fond

Et si le fait de travailler à plusieurs sur un sujet important et complexe nécessitait justement des modalités « fun », « décalées » ? Et s’il y avait d’autres moyens que d’indigestes powerpoint ou qu’un énième « brainstorming post-it » pour comprendre et partager ?

Voici un exemple récent.

L’objectif : comprendre nos parties prenantes

Un manager réunit son équipe lors d’un séminaire annuel. La situation de l’équipe est la suivante :

• 50% de l’équipe est nouvelle (moins d’un mois d’ancienneté).
• L’environnement de l’équipe est particulièrement complexe : il y a beaucoup d’interlocuteurs, les processus sont compliqués, certaines relations sont délicates.
• L’équipe au complet interviendra dans le mois qui vient sur un chantier très important, avec une forte visibilité, et en relation avec quasiment toutes les parties prenantes

L’un des objectifs de ce séminaire est : « de donner aux nouveaux arrivants une bonne compréhension du système afin qu’ils puissent jouer leur rôle sur ce chantier important, sans commettre d’impairs »

Les modalités de travail : « représentez avec ces legos … »

Pour la séquence dédiée à cet objectif, nous donnons à l’équipe une centaine de personnages lego, de briques, de plaques (de différentes couleurs).

Nous leur donnons les consignes suivantes :

• Aux « anciens » de l’équipe (y compris le manager) : « Représentez avec ces legos les parties prenantes de l’équipe (en mettant en évidence tout ce qu’il est utile de savoir pour les nouveaux entrants dans l’équipe). Vous pouvez donner la signification que vous souhaitez aux couleurs et aux formes« 
• Aux « nouveaux » : « Ecoutez attentivement ce qui se dit, et notez toutes vos questions, toutes les incompréhensions aussi minimes soient-elles. Vous pourrez les poser lorsqu’ils auront terminé« .

Voici – vu de haut et en accéléré – le travail en cours de réalisation (video : 1 mn) :

Il aura fallu une heure et demi aux anciens pour transmettre, à l’aide d’un visuel, énormément d’informations indispensables aux nouveaux. L’implication et l’attention au cours de cet exercice ont été particulièrement élevées. Le manager témoigne : « le résultat de cette séquence a été bien au-delà de mes espérances : en un temps record, ils ont appris tout ce qu’ils avaient besoin de savoir. C’était vivant, impliquant, et vraiment intéressant, y compris pour les anciens ».

En quoi avoir des modalités « décalées » est-il important pour un travail de fond ?

1/ Obtenir plus d’implication sur des sujets qui le nécessitent

Un travail de fond exige de l’implication de la part des participants. L’intérêt du sujet n’est pas toujours suffisant pour obtenir cette implication (sans parler du mode de fonctionnement des générations Y). Le fait d’utiliser des modalités inhabituelles, ludiques, créatives, permet de renforcer cette implication. On créé tout simplement « l’envie de jouer le jeu », qui est un moteur d’implication important. Evidemment cela ne fonctionne que si le caractère « fun » ne nuit pas à la profondeur du travail, mais qu’il la sert complètement.

2/ Être plus efficace lors de la séquence de travail

L’exemple décrit précédemment illustre très bien ce principe d’efficacité : le support de travail utilisé (les legos), très visuel, a permis de transmettre beaucoup plus d’informations qu’une matrice ou qu’un texte. Le fait de construire « in situ » (plutôt qu’en amont) a également été un facteur d’efficacité : en écoutant ce que se disaient les anciens pendant la phase de construction, les nouveaux ont beaucoup appris. Construire une séquence de travail de ce type est subtil : il faut choisir le bon outil, les bonnes règles du jeu, le bon timing, pour servir pleinement l’objectif.

3/ Enrichir les compétences des participants

Le fait d’expérimenter des modalités de travail décalées est souvent très satisfaisant et enrichissant pour les participants : ils « apprennent » des techniques nouvelles, qu’ils n’hésiteront pas à utiliser dans leur contexte, lorsque cela est possible (ainsi de ce manager qui s’est approprié une technique qu’il a lui-même vécu en séminaire : lorsqu’un collaborateur vient le voir avec un problème compliqué, il le met devant un paperboard et lui demande de représenter son problème par un schéma).