C’est un pléonasme, la fin d’année annonce l’arrivée … de l’année suivante ! Or pour beaucoup de managers le début d’année est le moment du traditionnel séminaire de « kick off », lancement de l’année en français.
Moment dynamisant ? Pensum obligatoire ? Exercice redouté ?
Voilà mon cadeau de Noël : une recette pour réussir votre kick off annuel (pour la recette du foie gras, vous vous êtes trompé de blog …)
Je suis parti du principe que vous n’avez pas de consultant à vos côtés, car c’est un exercice régulier qu’il va bien falloir que vous maitrisiez ! Si vous avez un coach individuel, préparez avec lui ! Si pour une raison quelconque l’exercice est vraiment délicat (contenu complexe nécessitant un haut degré d’appropriation, risques de tensions que vous craignez de ne pas maîtriser, …), demandez à vos RH un accompagnement spécialisé.
Avant le séminaire :
- Formulez vos objectifs : qu’est ce que j’en attends personnellement ? Qu’est ce que mes collaborateurs en attendent ? Qu’est ce que mon manager en attend ? Au final, avec quoi doit-on ressortir ? Erreur à ne pas commettre : chercher à satisfaire toutes les attentes, ce serait de la démagogie !
- Déminez le terrain : qu’est ce qui va être facile ? Difficile ? Où sont mes appuis ? Les freins ? Comment les lever (en amont et pendant le séminaire)
- Construisez un ordre du jour cohérent et réaliste : quel est le cheminement logique pour atteindre les objectifs ? Faites un tableau à double entrée avec une ligne par séquence et quatre colonnes : durée, objectif de la séquence, modalités de travail, contenu (quels supports, …). Attention : la tendance est en général de surcharger ! Assurez vous toujours que les modalités que vous prévoyez permettent de remplir l’objectif de la séquence (un petit contre-exemple : s’approprier une stratégie avec des modalités « monologue du manager avec moults slides ». Ecouter un monologue n’est vraiment pas la meilleure façon de s’approprier quoi que ce soit …).
- Communiquez : expliquez aux participants les objectifs de la réunion, ce que vous attendez d’eux, et, le cas échéant, fournissez-leur les éléments de préparation (documents à lire, réflexion à mener, …)
Le jour J :
Il n’est pas possible de proposer un déroulement générique car bien entendu il doit être adapté à vos objectifs (cf. ci-dessus). Les points décrits ci-dessous me semblent cependant être en général indispensables dans un kick-off annuel :
- Ouvrez la réunion avec un brise-glace : c’est l’hiver, il gèle dehors mais il fait parfois aussi un peu frais dans les relations ! Et puis, même quand les relations sont bonnes, c’est toujours bon de se mettre en dynamique, de se « chauffer » pour travailler plus efficacement ensuite. Voici trois idées de brise glace assez accessibles (du plus simple au plus osé, liste non exhaustive bien sûr) : chacun s’exprime spontanément (il dit ce qu’il attend de la réunion), chacun s’exprime après un temps de réflexion individuelle de 5 minutes sur 2 ou 3 questions (par exemple : « ce que j’attend de la réunion », « ce que je vais apporter », « ce que j’appréhende »), chacun commente un objet qu’il a apporté et qui lui évoque l’année à venir.
- Faites un bilan de l’année écoulée : en effet parler sans cesse d’objectif, de « regard vers l’avenir », de challenges, cela peut devenir une forme de fuite en avant épuisante, et au bout du compte contre-productive. Regarder l’année écoulée, c’est prendre conscience du chemin parcouru (et savoir en être fier), saluer l’investissement de l’équipe, se ressourcer et souffler, développer la maturité des collaborateurs sur les axes d’amélioration du groupe. Vous pouvez, par exemple, faire ce bilan de façon participative en demandant à chacun de remplir 3 post-it (avec 5 mots maximum par post-it) : 1/ une réussite personnelle cette année dont je suis fier 2/ une réussite de notre équipe cette année dont je suis fier 3/ quelque-chose que nous aurions gagné à faire différemment. Chacun vient coller ses post-it et les commenter sur des paper-board (les autres écoutent et posent des questions de clarification), puis on échange assez ouvertement ce qu’on retient de ce bilan.
- Présentez les enjeux de l’année à venir (le « pour quoi ? ») : mettez de côté à ce stade votre « plan d’action » (aussi appelée « feuille de route », « roadmap », …) ! Positionnez vous en manager « porteur de sens », c’est-à-dire celui qui montre le cap, la finalité, le « pour quoi ? ». Vous devez avoir bien préparé cette séquence, en ayant confronté votre vision avec celle de votre manager. Ménagez un temps d’appropriation par vos collaborateurs, avec plusieurs modalités possibles, par exemple : un temps de questions / réponses (mais par pitié évitez de dire : « y a-t-il des questions ? » car vous risquez bien de n’en avoir aucune !), un temps de réaction (chacun réfléchit puis s’exprime sur ce qui le stimule le plus dans les enjeux présentés), un temps de déclinaison (chacun s’exprime ce qui le concerne le plus parmi les enjeux de l’équipe, et pourquoi).
- Co-élaborez la feuille de route de l’équipe (le « quoi ? » et le « comment ? ») : plus vos collaborateurs auront contribué sur la façon de s’y prendre, plus ils en seront les porteurs ! Mais attention, cela ne veut pas dire que vous arrivez nécessairement avec une page blanche ! Surtout pas de « faux participatif » ! Faites leur décliner / préciser les éléments que vous avez préparé. Par exemple, vous pouvez avoir identifié les grands jalons de l’année (à telles dates, nous devons avoir obtenu tels résultats), et vous leur demanderez de construire le planning d’actions. Pour ce faire, vous aurez intérêt à les faire travailler en sous-groupes (binômes, trinômes), chaque sous-groupe travaillant sur un thème ayant sa cohérence propre. Donnez-vous la possibilité de modifier cette feuille de route après la réunion, pour éviter d’être piégé par un schéma qui ne vous conviendrait pas. Vous devez garder votre capacité d’arbitrage.
- Valorisez le travail de votre équipe en faisant venir votre manager : cela matérialise pour vos collaborateurs la cohérence de leur travail avec la stratégie de l’entreprise, ainsi que la cohésion de la ligne managériale (ne serait-ce que par sa présence, votre manager manifeste son soutien à votre égard). Vous pouvez le faire venir au début (il apportera des éléments de contexte ou de décodage), au milieu (par exemple pour déjeuner et discuter de façon informelle) ou à la fin (pour écouter et réagir aux résultats de votre kick-off). Quelque soit votre choix, prévoyez du temps pour qu’il réponde à des questions de vos collaborateurs.
- Clôturez le séminaire par une expression de ressenti : un tour de table très simple où chacun s’exprime sur ce qu’il pense qu’il retiendra du séminaire, ou ce qu’il a apprécié, fera très bien l’affaire ! Si vous le sentez – emporté par exemple par une ambiance chaleureuse -, faites leur dessiner cela sur une feuille A4, cela fait travailler le cerveau droit !
Si ce qui est décrit ci-dessus correspond à votre façon de faire habituelle … alors faites autre chose ! En effet, plus que tout, il est important de ne pas tomber dans la routine, l’exercice répété d’année en année qui finit par générer lassitude et ennui.
Osez sortir du cadre, remettre en question les habitudes, et faire pourquoi pas … de dont vous avez vraiment envie !
Car finalement c’est à votre propre implication, à votre propre plaisir, à l’enthousiasme que vous dégagez, que vos collaborateurs seront le plus sensibles.